Jak zpracovávám a následně používám informace

Internet je plný informací. Nebo spíš přeplněný a neustále se na nás tlačí další a další. Zajímavý článek, informace z online kurzu, něco co jsme si vyhledali a nechceme zapomenout. A my potřebujeme uspořádat tento chaos informací ke svému užitku. Jak jsem na to šel já? Používám v zásadě 2 druhy programů, které mi s tím pomáhají: poznámky a úkoly.

Aplikace na poznámky

Poznámka je pro mě informace, kterou si potřebuji uchovat, ale nevím, kdy ji přesně budu potřebovat. K některým se vracím denně, některé spokojeně najdu po roce. Na poznámky existuje nepřeberné množství programů. Velmi oblíbený je Evernote, Google Keep nebo OneNote. Já jsem trochu posedlý soukromím a nechci software, který bude ukládat data na serverech nějaké firmy (a ta je potenciálně hromadně zpracovávat pro nabízení lepší reklamy). Nicméně možnost mít poznámky na více zařízeních považuji za nutnost. Proto jsem zvolil aplikaci Joplin. Zároveň provozuji na vlastním serveru Nextcloud a poznámky se synchronizují zde. Další funkce, které považuji za klíčové pro aplikaci na psaní poznámek:

• Štítky – možnost označovat si poznámky štítky mi umožňuje je později opravdu najít a využívat
• Vložit k poznámce fotku nebo něco „nakreslit“ – ne všechny informace se dají zpracovat textem. Zároveň rád přemýšlím u tabule a abych ji pak nemusel opisovat, jednoduše ji k příslušné poznámce vyfotím.
• Odkazy mezi poznámkami a vyhledávání – zase usnadňují organizaci poznámek a jejich dohledání v pravý čas. Já mám v joplinu vyšší stovky poznámek a dohledatelnost je tedy klíčová. Poznámka kterou si napíšu a nikdy neotevřu je k ničemu.

Aplikace na správu úkolů

Úkoly jsou věci, se kterými plánuji nějakou akci. Něco jsem někomu slíbil že udělám (včetně sám sobě). Narazil jsem na potenciálně zajímavý odkaz, který chci prozkoumat a možná se z něj stane poznámka nebo něco konkrétního udělám. Na správu úkolů existuje také množství aplikací. A kromě toho i spousty metodik. Přiznám se, že o nich mám jen hrubé povědomí a nejsem guru na produktivitu. Vytvořil jsem si časem systém, který mi vyhovuje. Zásadní je, abych měl co nejméně míst, kde úkoly jsou. Ke správě používám platformu Nextcloud a na ní aplikaci Deck (velmi podobné je Trello, jen Next cloud můžete mít na vlastním serveru). Představte si to jako nástěnku s lístečky rozdělenými do sloupců. Líbí se mi na něm jednoduchost a flexibilita. Používám 3 nástěnky:

Nástěnka zajímavý obsah. Tahle nástěnka má 4 sloupce. Inbox, kam padá všechno nové. Mám ho jako předvolený sloupec pro sdílení v telefonu. A pak tu mám sloupce text, audio a video. Protože jsem zjistil, že každý z formátů konzumuji jinak. Text si často pošlu do čtečky, audio poslouchám v autě nebo při domácích pracech a na video potřebuji být u počítače.

Nástěnka plánování. Ta má sloupec „Co jsem slíbil“ kde je vše, co jsem slíbil a má termín. Pak mám sloupec dnes, kam si plánuji úkoly na den. Pak mám sloupec Čeká, kde skončí vše co na něco čeká. A nakonec sloupce „Tento týden hotovo“ a „Hotovo“. Rád se po týdnu podívám, co se mi podařilo udělat, než to přesunu do „archivu“.

A nakonec mám nástěnku Nápady. Tam končí vše, co chci někdy udělat, ale ne v nejbližší době. Mám tam sloupce pro různá témata. Fotky, nápady na projekty, práce, hraní si s novými technologiemi, dokumenty na které se chci kouknout, knížky co si chci přečíst a podobně. Občas je potřeba dělit úkoly podle kontextu, kde je můžete splnit. Já si sem píši úkoly související převážně s prací na počítači, takže to nepotřebuju.